Verwerkersovereenkomst - Het Nijenhuis

Indien Het Nijenhuis de loonadministratie voor u verzorgt verwerken wij in opdracht van u persoonsgegevens. Het is dan nodig een verwerkersovereenkomst af te sluiten volgens de algemene verordening gegevensbescherming (avg). In de overeenkomst spreken we af hoe wij de persoonsgegevens verwerken, hoe deze veilig worden opgeslagen en hoe we omgaan met datalekken. Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van onze algemene voorwaarden. Onze algemene voorwaarden bestaan uit de algemene voorwaarden (MODEL Register Belastingadviseurs) en de verwerkersovereenkomst Het Nijenhuis.
De verwerkersovereenkomst is alleen van toepassing op onze dienstverlening aangaande het verzorgen van de loonadministratie. Voor het verzorgen van de financiële administratie, voor het opstellen van de jaarrekening en voor advisering is de verwerkersovereenkomst niet van toepassing omdat Het Nijenhuis dan geen verwerker maar verwerkingsverantwoordelijke is.

VERWERKERSOVEREENKOMST Het Nijenhuis
1. Partijen en uitgangspunten
In deze verwerkersovereenkomst bent u degene voor wie Het Nijenhuis de loonadministratie voert. U bent de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke is degene die het doel en de middelen voor de verwerking bepaalt. Wij zijn Het Nijenhuis administratie en advies (hierna: Het Nijenhuis), gevestigd te Haaksbergen, bij de Kamer van Koophandel geregistreerd onder nummer KVK 74259792. Het Nijenhuis is in deze overeenkomst de verwerker.

Het Nijenhuis levert diensten aan u op het gebied van de loonadministratie. Deze overeenkomst gaat uitsluitend over de diensten die wij aangaande de loonadministratie voor u verrichten (en niet over de diensten die wij aangaande het verzorgen van de financiële administratie, het opstellen van de jaarrekening en aangaande advisering voor u verrichten).
Voor deze dienstverlening is het noodzakelijk dat u persoonsgegevens aan Het Nijenhuis verstrekt en Het Nijenhuis deze persoonsgegevens verwerkt.
U bent verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens en dus de verwerkingsverantwoordelijke en Het Nijenhuis is de verwerker, één en ander in de zin van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (hierna: de avg).
De uitvoering van verwerkingen door Het Nijenhuis worden, gelet op artikel 28 lid 3 van de avg, geregeld in deze verwerkersovereenkomst.
Partijen zullen zich te allen tijde houden aan de toepasselijke bepalingen uit de avg en deze verwerkersovereenkomst. Het Nijenhuis zal zich daarnaast houden aan de redelijke instructie van u ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens.
De aanduidingen boven de artikelen van deze verwerkersovereenkomst hebben uitsluitend tot doel de leesbaarheid van de verwerkersovereenkomst te vergroten. De inhoud en strekking van het onder een bepaalde aanduiding opgenomen artikel beperken zich dus niet tot die aanduiding.
De verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst van opdracht, zodat de bepalingen uit die hoofdovereenkomst onverkort van toepassing zijn op de verwerkersovereenkomst, behalve wanneer daarvan in de verwerkersovereenkomst wordt afgeweken. In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in de verwerkersovereenkomst en de hoofdovereenkomst prevaleert het bepaalde in de verwerkersovereenkomst.

De verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van onze algemene voorwaarden. Onze algemene voorwaarden bestaan uit de algemene voorwaarden (model Register Belastingadviseurs) en deze verwerkersovereenkomst.

2. Doel verwerken van persoonsgegevens
U stelt het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast. Het doel van de verwerking zoals vastgesteld door u is het uitvoeren van de loonadministratie betreffende personen bij u in dienst. Wij verwerken persoonsgegevens van uw (potentiële) werknemers (betrokkenen) om het voeren van de loonadministratie mogelijk te maken.

Doel van de verwerking is het voeren van de loonadministratie. Dit betekent dat Het Nijenhuis o.a. de volgende handelingen aangaande persoonsgegevens verricht

het registreren van loonheffingsverklaringen;
het registreren van arbeidscontracten;
het registreren van ID bewijzen van de werknemers;
het berekenen en opstellen van bruto-netto loonspecificaties voor werknemers;
het aanmaken van de loonjournaalpost in de administratie en het bijhouden van een loonstaat voor iedere individuele werknemer;
het verzorgen van betaalopdrachten met betrekking tot de uit te betalen lonen van uw werknemers;
het verzorgen van de maandelijkse aangiften loonheffingen;
het controleren van de uitbetaalde lonen in relatie tot uitgebrachte aangiften loonheffingen en het zo nodig indienen van aanvullende aangiften loonheffingen;
het controleren van eventuele naheffingsaanslagen loonheffingen;
het doen van aangiften pensioenafdracht;
het controleren van nota’s van pensioenfondsen, pensioenverzekeraars, verzuimverzekeraars en andere verzekeraars;
het maken van pro forma-berekeningen van nettoloon en loonkosten;
het periodiek controleren of de lonen van uw werknemers in overeenstemming zijn met de Wet op het Minimumloon en de Minimumvakantiebijslag, de cao of andere eventueel gehanteerde loonschalen;
het nagaan van het bestaan van toepasselijke loonkostensubsidies, afdrachtskortingen en dergelijke en het zo nodig aanvragen en toepassen daarvan;
het na afloop van het kalenderjaar verzorgen van jaarloonopgaven ten behoeve van uw werknemers;
het registreren en bewaren van alle overige door u en door derden verstrekte gegevens om de loonadministratie te kunnen voeren.

Soorten persoonsgegevens die u aan Het Nijenhuis kunt verstrekken van betrokkenen

naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats;
BSN nummer;
telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
bankrekeningnummer van de betrokkene;
nationaliteit en geboorteplaats;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van werknemers;
gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;
gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op overeengekomen arbeidsvoorwaarden;
overige gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de lonen.

Het Nijenhuis verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend ter uitvoering van de hoofdovereenkomst (het voeren van de loonadministratie), deze verwerkersovereenkomst, en de door u gegeven instructies. Het Nijenhuis zal de persoonsgegevens onder geen enkele omstandigheid voor eigen doeleinden gebruiken, behoudens andersluidende wettelijke verplichtingen.

Het Nijenhuis verwijdert één of meer van de persoonsgegevens, indien u daarom verzoekt, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Het Nijenhuis is gerechtigd subverwerkers in te schakelen. Nmbrs en Microsoft (Office 365) zullen optreden als subverwerker, bij hen zullen persoonsgegevens worden opgeslagen. Daarnaast worden persoonsgegevens verstrekt aan belastingdienst, UWV, pensioenfonds of pensioenverzekeraar, verzuimverzekeraar, verzekeraar, accountant van verwerkingsverantwoordelijke en andere organisaties op uw verzoek, of ter nakomeling van een verplichting. U geeft hierbij expliciet toestemming voor het inschakelen van genoemde partijen en het verstrekken van de gegevens.

Het Nijenhuis zal de persoonsgegevens uitsluitend opslaan en verwerken binnen de Europese Unie. Dit gebeurt in de Cloud op servers van Nmbrs, Microsoft (Office 365) als ook op de eigen server van het Nijenhuis.

3. Verplichtingen verwerkingsverantwoordelijke
U garandeert dat de opdracht tot verwerking van de persoonsgegevens in overeenstemming is met alle toepasselijke wet- en regelgeving. U garandeert verder dat de persoonsgegevens correct, niet onrechtmatig, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn in het licht van het verwerkingsdoel. U vrijwaart Het Nijenhuis tegen aanspraken van derden welke op elke wijze voortvloeien uit het niet naleven van deze garantie(s).

U bent verantwoordelijk voor het vaststellen van het doel (het verwerkingsdoel) en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens en u bent tegenover betrokkene(n) aansprakelijk voor de schade die wordt geleden als gevolg van een inbreuk op voornoemde verplichtingen, onverminderd de verplichtingen van Het Nijenhuis op grond van de hoofdovereenkomst en deze verwerkersovereenkomst.

U bent verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van deze verwerkersovereenkomst en draagt in dat verband zorg voor het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten die onder uw verantwoordelijkheid plaatsvinden. U draagt eveneens zorg voor het bijhouden van een (datalek)register teneinde te voldoen aan uw verplichting op grond van de avg om eventuele datalekken te documenteren en rapporteren.

U bent verder verantwoordelijk voor het treffen van passende technische- en organisatorische maatregelen om te kunnen waarborgen en aan te tonen dat de verwerking van persoonsgegevens door Het Nijenhuis in overeenstemming met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving wordt uitgevoerd.

U bent bovendien verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen en het effectueren van de rechten die de avg aan betrokkenen geeft.

4. Verplichtingen Het Nijenhuis
Het Nijenhuis spant zich ervoor in de persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze, in overeenstemming met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving, te verwerken. Het Nijenhuis verwerkt de persoonsgegevens in opdracht van en ten behoeve van u en voor zover noodzakelijk in het kader van de overeengekomen dienst. Het Nijenhuis heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Het Nijenhuis zal de persoonsgegevens niet wijzigen zonder opdracht daartoe van u. Het Nijenhuis spant zich ervoor in alle redelijke, schriftelijke instructies van u in verband met de verwerking van persoonsgegevens op te volgen, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen. Het Nijenhuis informeert u indien naar haar oordeel instructies in strijd zijn met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving.

Het Nijenhuis is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij in het kader van de verwerkersovereenkomst uitvoert in opdracht en ten behoeve van u. In dat kader zal zij een register van verwerkingsactiviteiten die zij in opdracht en ten behoeve van u uitvoert, bijhouden.

Het Nijenhuis zal in het kader van beveiligingsincidenten en/of datalekken de medewerking en ondersteuning verlenen – voor zover dat althans redelijkerwijs van haar verlangd kan worden – aan u en/of betrokkene(n) overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 en in de volgende alinea.

Het Nijenhuis zal haar redelijke medewerking verlenen aan u om:

Betrokkenen inzage te geven in hun persoonsgegevens;
Persoonsgegevens op verzoek of na een klacht van betrokkene(n) te verwijderen, corrigeren, over te dragen aan een andere leverancier en/of af te schermen en aan te vullen;
Aan te tonen dat persoonsgegevens na een verzoek of na een klacht van betrokkene(n) zijn verwijderd, gecorrigeerd, afgeschermd, overgedragen of aangevuld;
U te informeren over een verzoek of bevel van, of onderzoek door, een toezichthouder of andere bevoegde autoriteit, voor zover toegestaan op grond van toepasselijke wet- en regelgeving;
U zal de uitvoeringskosten die Het Nijenhuis redelijkerwijs moet maken om aan haar verplichting(en) in dit artikel te voldoen, vergoeden.

Indien een betrokkene een verzoek richt aan Het Nijenhuis, zullen wij dit verzoek doorsturen aan u.

5. Beveiliging
Het Nijenhuis zal zich er voor inspannen passende technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen, die nodig zijn om de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te waarborgen en te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zullen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau waarborgen, gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens met zich meebrengen.

Momenteel zijn de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen. Het Nijenhuis bewaart de persoonsgegevens bij gecertificeerde aanbieders van loonsoftware en Cloudsoftware. Momenteel bevinden de rechtstreeks bij de loonadministratie behorende gegevens en documenten zich bij Nmbrs. Mails en documenten bevinden zich daarnaast bij Microsoft Office 365. Het Nijenhuis bewaart gegevens ook op een eigen server. Identiteitsbewijzen worden slechts op één plaats bewaard. U erkent dat deze maatregelen passende technische- en organisatorische maatregelen zijn als bedoeld in artikel 32 van de avg. In dat kader vrijwaart u Het Nijenhuis voor aanspraken van derden, waaronder uitdrukkelijk betrokkenen dienen te worden verstaan, die zijn gefundeerd op de bewering dat de technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen die Het Nijenhuis heeft getroffen, op uw verzoek, niet deugdelijk of onvoldoende zouden zijn.

6. Datalekken
U bent verantwoordelijk voor het beoordelen van het bestaan van een verplichting tot, en het daadwerkelijk uitvoeren van, melding van een datalek aan een toezichthoudende autoriteit en/of betrokkene(n).

Het Nijenhuis zal enig datalek of vrees daarvoor, na ontdekking hiervan door Het Nijenhuis, zo snel mogelijk rapporteren aan u. Het Nijenhuis rapporteert zowel telefonisch als door middel van een elektronisch bericht. Het Nijenhuis vermeldt hierbij de volgende gegevens: De (vermoedelijke) oorzaak van het datalek, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en bij benadering, het aantal betrokken en persoonsgegevensregisters in kwestie, de vooralsnog bekende en/of te verwachten gevolgen van het datalek, de locatiegegevens van het datalek, de eventuele onbevoegde ontvangers van de persoonsgegevens en alle beschikbare informatie over hen, voorstellen voor maatregelen ter beperking van de schade en overige gegevens die een melding van een datalek aan een toezichthoudende autoriteit en aan betrokkenen moet omvatten volgens de relevante wet- en regelgeving. Het Nijenhuis zal op verzoek van u meewerken aan het informeren van betrokkenen of de toezichthoudende instanties over het datalek, en zich beschikbaar houden voor overleg met u.

U en Het Nijenhuis betrachten strikte geheimhouding jegens ieder ander dan elkaar omtrent het datalek, eventuele vrees voor een datalek en verdere gerelateerde zaken. Het Nijenhuis publiceert in geen geval informatie over een datalek zonder de voorgaande expliciete schriftelijke toestemming van en goedkeuring door u van de beoogde berichtgeving.

7. Geheimhouding
Partijen zijn zich ervan bewust dat persoonsgegevens kwalificeren als confidentiële informatie en zij gehouden zijn tot geheimhouding van de persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen slechts gebruikt worden ter uitvoering van de hoofdovereenkomst en deze verwerkersovereenkomst, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

Partijen zullen de persoonsgegevens niet aan anderen ter beschikking stellen dan hun eigen werknemers en/of derden die een legitieme reden hebben tot inzage daarvan. Het Nijenhuis zal haar werknemers en/of derden die toegang hebben tot de persoonsgegevens op de hoogte stellen van de op de persoonsgegevens rustende geheimhoudingsverplichting en de nodige stappen ondernemen om verdere geheimhouding te waarborgen. Waar nodig zal Het Nijenhuis een overeenkomst tot geheimhouding sluiten.

8. Aansprakelijkheid
U bent aansprakelijk voor schade die of nadeel dat een rechtspersoon of natuurlijke persoon, zoals -maar niet beperkt tot- betrokkenen, lijdt doordat wordt gehandeld in strijd met de bij of krachtens de avg en deze verwerkersovereenkomst gegeven voorschriften.

Het Nijenhuis is slechts aansprakelijk voor de schade of het nadeel voor zover dit is ontstaan door het niet naleven van de verplichtingen uit hoofde van de avg of deze verwerkersovereenkomst. De totale aansprakelijkheid van Het Nijenhuis als gevolg van een aan Het Nijenhuis toe te rekenen tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen uit deze verwerkersovereenkomst is beperkt tot de jaarlijkse vergoeding (exclusief omzetbelasting) die Het Nijenhuis van u ontvangt met een maximum van € 5.000 (vijfduizend euro), waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. Het Nijenhuis is tegenover u niet aansprakelijk voor enige boete die u uit hoofde van de avg wordt opgelegd.

9. Duur
Doordat u ons opdracht heeft gegeven de loonadministratie voor u te voeren geldt deze verwerkersovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomst geldt zolang de hoofdovereenkomst aangaande het voeren van de loonadministratie voortduurt. De verwerkersovereenkomst eindigt bij de beëindiging van de hoofdovereenkomst aangaande het voeren van de loonadministratie.

Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de verwerkersovereenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de verwerkersovereenkomst gelden. Tot deze verplichtingen behoren in ieder geval die welke voortvloeien uit de bepalingen in de verwerkersovereenkomst, die betrekking hebben op “Geheimhouding”, “Aansprakelijkheid”, “Overdracht en vernietiging”, “Slotbepalingen” en “Toepasselijk recht en geschillen”.

10. Audit
U bent gerechtigd -na overleg met Het Nijenhuis en op eigen kosten- de verwerkingen en de naleving van de in deze verwerkersovereenkomst overeengekomen technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen door Het Nijenhuis te laten controleren door onafhankelijke auditors, zonder vertrouwelijke informatie van Het Nijenhuis of van andere klanten van Het Nijenhuis te gebruiken en in te zien en zonder de werkprocessen van Het Nijenhuis te verstoren.

Indien uit de controle blijkt dat Het Nijenhuis niet volledig voldoet aan haar verplichtingen op grond van deze verwerkersovereenkomst, zal Het Nijenhuis zich ervoor inspannen de door de controle aangetoonde tekortkomingen te beëindigen.

De controle zal ten hoogste éénmaal per jaar plaatsvinden, tenzij u redelijkerwijs aanwijzingen heeft dat Het Nijenhuis haar verplichtingen op grond van deze verwerkersovereenkomst niet nakomt. Het Nijenhuis zal u alle gegevens en informatie verstrekken die u redelijkerwijs nodig heeft voor de controle.

U zal de kosten van een dergelijke controle dragen, inclusief de kosten van het personeel van Het Nijenhuis dat de controle begeleidt. Indien uit de controle blijkt dat Het Nijenhuis toerekenbaar tekort is geschoten in de op haar rustende wezenlijke verplichtingen uit de verwerkersovereenkomst komen de kosten van de controle voor rekening van Het Nijenhuis.

11. Wijziging
Indien zich in de toekomst wijzigingen voordoen in de nationale of Europese regelgeving over de bescherming van persoonsgegevens, zal Het Nijenhuis deze verwerkersovereenkomst wijzigingen voor zover dit nodig is om aan die nieuwe regelgeving te voldoen.

Indien één of meer bepalingen van de verwerkersovereenkomst onverbindend zouden blijken te zijn, dan blijven de overige bepalingen van deze verwerkersovereenkomst van kracht. Het Nijenhuis zal dan de niet-verbindende bepaling vervangen door een bepaling die wel verbindend is en die zo min mogelijk – gelet op het doel en de strekking van de verwerkersovereenkomst – afwijkt van de niet verbindende bepaling.

12. Overdracht en vernietiging van persoonsgegevens
Indien de hoofdovereenkomst op welke wijze dan ook eindigt, dan wel op eerste verzoek van u, zal Het Nijenhuis (tenzij een wettelijke plicht of een verzoek van een daartoe bevoegde instantie haar dat belet) het betreffende gebruik of andere verwerking van de persoonsgegevens staken en er binnen redelijke termijn zorg voor dragen dat alle persoonsgegevens, kopieën en bewerkingen daarvan alsmede documenten en/of andere informatiedragers die persoonsgegevens bevatten, op schriftelijk verzoek van u worden overgedragen aan u (en/of een door u aan te wijzen derde) of op schriftelijk verzoek van u worden verwijderd en vernietigd. De overdracht van de administratie in Nmbrs zal plaatsvinden door eigendomsoverdracht van uw administratie naar een eigen Nmbrs licentie of naar de licentie van een door u aan te wijzen derde.

Indien geen gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid tot overdracht van de Nmbrs administratie zal Het Nijenhuis na de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar de administratie bij Nmbrs verwijderen. Ook alle overige gegevens die zich bij subverwerkers bevinden worden indien geen gebruik wordt gemaakt van overdracht na zeven jaar verwijderd.

De kosten die zijn gemoeid met de in dit artikel genoemde inspanningen van Het Nijenhuis, komen voor uw rekening.

13. Toepasselijk recht
Op deze verwerkersovereenkomst is het Nederlands recht van toepassing. Geschillen tussen partijen, die niet in overleg kunnen worden opgelost, zullen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar Het Nijenhuis gevestigd is. Indien er vragen zijn over de verwerkersovereenkomst kan er contact worden opgenomen met Het Nijenhuis.