Vertrouwen en zorgvuldigheid
Een duurzame en vertrouwde (klant)relatie kan alleen bestaan als Het Nijenhuis administratie en advies (Het Nijenhuis) zorgvuldig  en vertrouwelijk met uw gegevens omgaat. Gegevens die voor een belangrijk deel ook persoonsgegevens zijn. Leveranciers, relaties en medewerkers hebben hier recht op. In deze privacyverklaring informeren wij u hoe Het Nijenhuis  met uw persoonsgegevens omgaat.

Welke persoonsgegevens gebruikt Het Nijenhuis
De aard van de dienstverlening brengt met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die Het Nijenhuis  aan haar klanten levert. Dit betreft onder meer:

  • het samenstellen of controleren van de jaarrekening;
  • het indienen van fiscale aangiften;
  • het verzorgen van de salarisadministratie en/of financiële administratie;
  • het geven van financieel, fiscaal of juridisch advies, in de breedste zin van het woord.

Het Nijenhuis gebruikt uitsluitend die persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Wij verwerken alleen persoonsgegevens die u, uw werkgever, uw debiteur of crediteur, dan wel andere (officiële) instanties zoals de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel aan ons heeft verstrekt.

Het Nijenhuis  verwerkt over het algemeen de volgende categorieën van persoonsgegevens van de hierna genoemde categorieën betrokkenen:

Klanten en leveranciers:

  • contactgegevens zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
  • financiele gegevens zoals, btw nummer, bankrekeningnummer, bedrag, specificaties en financiële kenmerken (kostenplaats, kostensoort, omschrijving);
  • accountgegevens (portal);
  • door klanten/leveranciers verstrekte gegevens.

Werknemers:

  • contactgegevens zoals naam, voornaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
  • financiële gegevens zoals, bankrekeningnummer en salarisgegevens.

Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van een overeenkomst of wettelijke verplichting.

Afhankelijk van het doel van de verwerking en de rol van Het Nijenhuis (verwerker/ verwerkingsverantwoordelijke) kunnen ook andere gegevens worden verwerkt.

Bijzondere persoonsgegevens (identificatiegegevens, gezondheidsgegevens)
Voor het verzorgen van belastingaangiften en toeslagen en de salarisadministratie is Het Nijenhuis  vanuit de wet verplicht het BSN-nummer te verwerken. Een volledige kopie van het identiteitsbewijs is daarnaast verplicht vanuit de loonbelasting. De Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) verplicht Het Nijenhuis uw identiteit vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.

Voor het verzorgen van een salarisadministratie, het verzorgen van een loonaangifte en de aan- en afmeldingen bij pensioenverzekeraars, verzuimverzekeraars en arbodiensten kunnen bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens omtrent de gezondheid worden verwerkt.

Gevoelige persoonsgegevens (financiële gegevens, salarisgegevens)
Het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, fiscale aangiften en loonstroken vormt de kern van de dienstverlening van Het Nijenhuis. Dit soort documenten wordt, evenals adviesdossiers, aangemerkt als ‘gevoelige persoonsgegevens’ waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Vertrouwelijkheid en geheimhouding naar derden is hiervoor het uitgangspunt. Dit geldt uiteraard ook voor inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. De technische- en organisatorische beveiliging is hierop afgestemd.

Website en cookies
De website van Het Nijenhuis, die u nu bezoekt, is beveiligd. De persoonsgegevens die u via de website of per e-mail aan Het Nijenhuis verstrekt, worden uitsluitend gebruikt voor het aangegeven doel, zoals het reageren op informatievragen. Na afhandeling van uw verzoek worden deze gegevens verwijderd. Daarnaast maakt Het Nijenhuis gebruik van cookies om de online dienstverlening te verbeteren. Via cookies worden uw IP-adres en de systeeminformatie van uw apparaat verwerkt. Voor meer informatie over deze cookies kunt u onze cookieverklaring raadplegen.

Waarom gebruikt Het Nijenhuis persoonsgegevens (doelen en grondslagen)
Wij verwerken uw persoonsgegevens mogelijk voor de volgende doeleinden:

  • het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;
  • het onderhouden van contact;
  • het beheren van cliëntrelaties en het communiceren over onze diensten of producten die u afneemt, en soortgelijke diensten en producten;
  • het verlenen van toegang tot het klantenportaal op de website;
  • het doen van marketingactiviteiten ten behoeve van onze dienstverlening, zoals het versturen van een nieuwsbrief;
  • voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • het doen van betalingen, factureringen en incasso’s;
  • in verband met een gerechtelijke procedure.

De wet stelt voorwaarden voor de verwerking van persoonsgegevens. Rechtmatigheid is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Het Nijenhuis  gebruikt persoonsgegevens uitsluitend als één van de grondslagen van toepassing is, die in de wet worden genoemd. Hieronder worden de verschillende doelen genoemd waarvoor Het Nijenhuis persoonsgegevens verwerkt mét de bijbehorende grondslag voor deze verwerking.

De grondslag op basis waarvan Het Nijenhuis vrijwel alle persoonsgegevens verwerkt is de noodzaak voor een (goede) uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die Het Nijenhuis  voor haar klanten verzorgt, de overeenkomsten met leveranciers en met haar personeel.

Het Nijenhuis  verwerkt bepaalde persoonsgegevens ook om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. De is van toepassing op bijvoorbeeld de financiële- en salarisadministratie en de plicht tot meewerken aan fiscale controles. Daarnaast is Het Nijenhuis in de bedrijfsvoering gehouden aan enkele wettelijke plichten, zoals het verifiëren van de identiteit van klanten in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Tevens verwerkt Het Nijenhuis persoonsgegevens, omdat Het Nijenhuis hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen zijn onder meer:

  • een goede en efficiënte dienstverlening en bedrijfsvoering;
  • de verbetering van de diensten;
  • de beveiliging en het beheer van systemen.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt nodig is om de hiervoor genoemde doeleinden te realiseren. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden, omdat Het Nijenhuis  zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

Dienstverlening door derden
Het Nijenhuis schakelt andere bedrijven in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Dit zijn voornamelijk leveranciers van software en ICT-systemen, maar ook organisaties voor archiefbeheer, waaronder vernietiging, gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners. De dienstverlening door deze partijen gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Het Nijenhuis. Als deze bedrijven noodzakelijkerwijs toegang moeten of kunnen hebben tot uw persoonsgegevens, wordt daar waar nodig een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de afspraken worden vastgelegd die een correcte en veilige verwerking en de geheimhouding van uw persoonsgegevens garanderen.

Verstrekking aan derden
Uw persoonsgegevens worden door Het Nijenhuis  nooit zonder uw toestemming doorgegeven aan een derde voor verdere verwerking, behalve als daar een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij controle door de Belastingdienst of de FIOD, organisaties die een wettelijke opsporingsbevoegdheid hebben. Informatie die bestemd is voor de overheid of de bank, zoals fiscale aangiften en financiële rapportages worden door Het Nijenhuis uitsluitend doorgegeven op basis van een machtiging die door u is afgegeven.

Beveiliging
Het Nijenhuis doet er alles aan om uw privacy te waarborgen. Wij houden ons aan de wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens als dat strikt noodzakelijk is en als Het Nijenhuis ze niet meer nodig heeft, worden ze gecontroleerd verwijderd. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en wettelijke bepalingen. Alle medewerkers van Het Nijenhuis hebben een geheimhoudingsplicht en mogen uitsluitend persoonsgegevens verwerken als zij deze voor hun werk nodig hebben. Onze computersystemen, computernetwerken en het kantoor zijn beveiligd op een niveau dat noodzakelijk is gezien de aard en het volume van de te verwerken persoonsgegevens.  Om de beveiliging te waarborgen heeft Het Nijenhuis onder meer de volgende maatregelen getroffen:

  • backup- en herstelprocedures;
  • beveiliging van netwerkverbindingen (intern en extern beheerd);
  • bevoegdheden zijn functioneel toegewezen aan een beperkt aantal personen dat met de uitvoering van de verwerking is belast;
  • encryptie van persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht (systeem-naar-systeem koppelingen) naar externe partijen;
  • geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten;
  • indringeralarm;
  • logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes;
  • Verwerkersovereenkomsten met derden;
  • veilige wijze van het opslaan van gegevensbestanden binnen het kantoornetwerk.

Hetzelfde niveau van beveiliging eisen wij ook van de organisaties waarmee wij samenwerken, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer. Ondanks alle beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Zoals de wet vereist, wordt een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben, gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de perso(o)n(en) wiens persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

Uw rechten
De privacywetgeving is erop gericht de betrokkene, de persoon van wie de gegevens worden verwerkt, veel controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.

Informatie
Betrokkenen hebben het recht om geïnformeerd te worden over bestaan en doel van de verwerking vóórdat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt.

Inzage
Als u denkt dat Het Nijenhuis persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u vragen om inzage. Het Nijenhuis geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en alle andere informatie over de verwerking(en), waarvoor uw persoonsgegevens worden gebruikt.

Rectificatie of gegevenswissing
Als na inzage blijkt dat de persoonsgegevens die Het Nijenhuis van u verwerkt niet (volledig) correct zijn, kunt u vragen om rectificatie. Ook kunt u Het Nijenhuis vragen uw gegevens te wissen. Het Nijenhuis zal dit verzoek doorvoeren, behalve wanneer er dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn om dat te doen. Het Nijenhuis zal u informeren over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.

Beperking en bezwaar
U heeft altijd het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking en Het Nijenhuis te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Als er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke belemmeringen zijn, zal Het Nijenhuis uw verzoek honoreren. Het Nijenhuis zal haar besluit aan u melden.

Contact
Als u van uw rechten gebruik wilt maken, als u een vraag of een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Het Nijenhuis , laat dit dan vooral aan ons weten. Het Nijenhuis zal zo snel mogelijk reageren op uw vraag of klacht, maar tenminste binnen één maand. Houdt u er rekening mee dat wij uw identiteit controleren vóórdat wij u de gevraagde gegevens verstrekken.

Het Nijenhuis
Zendvelderweg 5
7481 SH Buurse

email: info@het-nijenhuis.nl
mobiel:  06-167 427 97
kantoor: 053-200 55 02

Tevens heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.